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官庁等への提言書の意義づけ及びその書き方(その四)――官庁への提言書あるいは依頼文書の宛先――総務課あるいは秘書課職員によるその開封と担当部署への送付

20141016 官庁への提言書あるいは依頼文書の宛先――総務課あるいは秘書課職員によるその開封と担当部署への送付

 かつて、提言書の書き方をブログに記した。その際、宛先をよく考えるべきだと書いた。もちろん、熟慮することに越したことはない。しかし、間違ったとしても、書類が担当者に届く確率は低くないであろう。むしろ、あまり考えないほうがよい場合もある。
 とりわけ、複数の部署にまたがる場合、その文書がどこに回されるか提言書執筆者にはわかない。たとえば、路面電車の延伸を例にとれば、路面電車の運転を担当している部署たとえば交通局に送付しても無駄であろう。この部局は路面電車の運行を担当しており、その軌道は前提条件である。むしろ、都市計画部あるいは道路管理部に書類を提出すべきである。
 その場合、上位の部署たとえば首長宛にしておくと便利である。市町村長あるいは都道府県知事にしておくと、間違いはない。毎日、首長宛には数100通の郵便物が届くはずである。それを、たとえば東京都知事が自分で開封して、それをすべて読むということは、まずない。総務課あるいは秘書課職員がその郵便物を開封し、担当部署へと送付する。彼らは、内部組織の権限に熟達している。知事が直接読む文書は、ほとんどない。仲介者たとえば都議会議員あるいは地方有力者によって直接手渡された文書は別である。それ以外の郵便物は、知事が読むことはほとんどないであろう。もし、読んでいると想像する市民は、あまりに素朴である。もちろん、提言書あるいは依頼文書を執筆しているときは、知事が読むことを想定している。しかし、現実的に考えれば、総務課あるいは秘書課職員が開封することを前提すべきだ。
 問題は、より下位の部署たとえば交通局長宛の文書である。本来であれば、都市計画部長宛にすべきであるにもかかわらず、交通局長宛にした場合、この文書が都市計画部長に回ることはない。役人が、提言者の文書を勝手に書き換えることはない。したがって、提言書を書く場合、より上位の位階にある役職にすべきであろう。


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