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官庁等への提言書の意義づけ及びその書き方(そのニ)ーー回答書における日付、役職名、公文書番号等の記載に関するお願い

20120617 官庁等への提言書の意義づけ及びその書き方(そのニ)ーー回答書における日付、役職名、公文書番号等の記載に関するお願い

1. 官公庁に提出するときには、以下の事柄が必須になる。さもないと、名無しの権兵衛の文書が返ってことになる。筆者もそのような経験がある。期待することもほどほどにする。場数を踏むことも重要である。

2. 文書を提出した場合、その返答期限を明記することが重要である。通常は30日程度の時期を明示する。

経験上、都道府県レベルで提言書を書いた場合、期限を明記せずとも2週間前後で回答書を得ることができる。しかし、市町村レベルであれば、1か月以上経過することもある。また、無の礫の場合もあった。つまり、何ら返答がないこともあった。市町村民の自発的活動をほとんど看過したそうである。あとで内々で聞いたところ、提言者の身元を詮索しただけで終わったようである。提言者は××氏の親戚か、で終わったそうである。提言書の内容よりも、××氏の噂で庁舎内の話題が一時期盛り上がったそうである。トホホ。

3. 次に回答者の「氏名」、「役職」等をお願いする。これらのものがない場合、文書としてはほとんど意味がない。文書の日付も重要である。これらの文言がない文書をいただいた経験はある。文書主義が当然の世界においてこれらの情報を記さないことは、文書として取り扱わないことを意味している。

 最悪の場合、ただ課名だけを記した文書を受領することもある。都道府県レベルでさえそうである。

4. 提言書は官庁の公文書として処理される。したがって、その文書番号の提示をお願いする。また、回答書の文書番号の提示もお願いする。地方公務員はこれらの情報を市民に対して提示いないことがある。ままある、と言っても過言ではないであろう。

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